我們身邊的呼叫中心---西安外事學(xué)院招生呼叫中心系統(tǒng)

    西安外事學(xué)院是一所民辦普通本科院校，其前身是創(chuàng)建于1992年的西安外事服務(wù)培訓(xùn)學(xué)院。1996年，經(jīng)陜西省教育廳批準(zhǔn)，成為首批學(xué)歷文憑考試試點(diǎn)院校。2000年5月，經(jīng)陜西省人民政府批準(zhǔn)，成為普通高等職業(yè)院校。2005年3月，經(jīng)教育部批準(zhǔn)，成為普通本科高校，并更名為“西安外事學(xué)院”。2009年6月，獲得學(xué)士學(xué)位授予權(quán)。在發(fā)展過程中，逐步確立了建設(shè)特色鮮明的國際化、應(yīng)用型、綜合性的高水平民辦大學(xué)，創(chuàng)辦百年名校的目標(biāo)定位。

    每年招生從高考前后到填志愿及錄取期間，都是家長考生和各院校聯(lián)絡(luò)頻繁的時段，在這一段時間各高校的招生熱線都會占線，家長們不厭其煩的一遍遍咨詢學(xué)校情況，查詢錄取情況等。因此各院校均開通了自己了招生服務(wù)熱線，專門為家長和考慮服務(wù)，部分院校甚至開通400電話，作為學(xué)生家長與院校招辦溝通的橋量。但是傳統(tǒng)的招生熱線不可避免的存在以下問題：
    結(jié)合我們多年對高校招生事業(yè)的研究和從事招生呼叫中心系統(tǒng)開發(fā)的經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)各大院校在招生過程中普遍存在的許多問題，主要有以下八點(diǎn)：
    1、招生號碼不方便學(xué)生和家長記憶
    2、在招生高峰期由于招生熱線“占線”導(dǎo)致生源丟失
    3、對每一個“呼入”電話信息無法有效記錄管理和追蹤
    4、對學(xué)生或家長咨詢的問題不能準(zhǔn)確、統(tǒng)一回答
    5、無法對潛在生源信息進(jìn)行科學(xué)有效的管理和追蹤
    6、地面招生老師及生源信息無法有效管理
    7、生源信息無法與當(dāng)?shù)卣猩蠋熯M(jìn)行數(shù)據(jù)共享
    8、相關(guān)招生負(fù)責(zé)人對招生過程無法有效監(jiān)控、管理

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    金訊通軟件技術(shù)有限公司針對目前各大高校生源緊缺、招生競爭激烈以及生源信息管理混亂等情況而自主研發(fā)一套“金訊通”招生呼叫中心系統(tǒng)，它是一個智能化、 信息化 、網(wǎng)絡(luò)化的招生平臺。在整個招生過程中它能夠配合學(xué)院招生工作，服務(wù)于地面招生老師。從生源信息的收集、整理、挖掘、到報名整個過程與招生老師緊密結(jié)合，科學(xué)有效的管理招生工作，即時掌握招生進(jìn)度。
    同時可以通過詳細(xì)的報表，生動的圖文反映出招生過程中的各個環(huán)節(jié)，領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時把控，運(yùn)籌帷幄。從而提高招生效率、提升學(xué)院品牌形象 、降低招生成本。在招生后又可做學(xué)院的實(shí)訓(xùn)系統(tǒng)，培訓(xùn)專業(yè)人才，擴(kuò)大就業(yè)面，提高畢業(yè)生就業(yè)率及滿意度。

    招生呼叫中心系統(tǒng)數(shù)據(jù)模型可分為三個階段和決策管理：
    第一階段：生源的收集與篩選
    生源的來源有1地面招生老師、2媒體宣傳、3網(wǎng)絡(luò)、4其他（如:老師推薦）等，對于收集的生源信息可以通過電話回訪進(jìn)行漏斗式的篩選，篩選出有效的生涯數(shù)據(jù)成為潛在生源信息。
    第二階段：生源的追蹤與管理
    收集有效的生源是我們招生工作的重要方面，對這些有效的生源數(shù)據(jù)我們可以通過地面招生老師面對面的溝通、媒體的宣傳廣告、電話回訪，短信宣傳等多種途徑進(jìn)行營銷，鼓勵考生和家長報考我們學(xué)校，對學(xué)生進(jìn)行及時跟蹤與管理。 
    第三階段：生源的報名與迎新
    經(jīng)過招生營銷過程后，有意向的考生會通過電話、網(wǎng)絡(luò)或招生老師進(jìn)行報名注冊，另外我們學(xué)校也需要進(jìn)行錄取確認(rèn)、通知書發(fā)放、確認(rèn)、報到迎新等功能。
    第四階段：招生的決策與管理
    整體招生過程是一個系統(tǒng)化的工程，各方面的力量通過有效的配合，確保我們的招生工作順利進(jìn)行。另外，系統(tǒng)可以實(shí)時提供詳盡的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，生動的報表樣式方便領(lǐng)導(dǎo)決策層實(shí)時掌握招生進(jìn)度中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，對招生工作進(jìn)行全面的掌握和決策。運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外。